大人数の飲み会の幹事をする時のコツや心得!!

大人数の飲み会の幹事をよくさせられます。
最初は本当に嫌で嫌で仕方ありませんでしたが、最近は手を抜く所も覚えてきたのでだいぶん楽になってきました!!(*^_^*)

今日はそんな”大人数の飲み会の幹事をする時のコツや心得”を紹介したいと思います。

大人数の飲み会の幹事の流れ

大人数の飲み会の幹事の流れを簡単に見て行きましょう!!

日程を決める

人数を確認する

お店を決める・予約をする

最終決定内容を参加者に連絡

変更がある場合は最終人数をお店に伝える

当日(お店の店員さんとの打ち合わせ等)

お会計を集める

お会計をする

終了
お疲れれまでした icon-smile-o 

おおまかな流れはこのようになっています。

 

大人数の飲み会の幹事のコツ

期限を決める

大人数の飲み会の場合、お店の予約などがあるため人数を早めに確定しておかないといけません。
ある程度早めに期限を決めておき、おおまかな人数を決めてしまいましょう!!

※それでもギリギリにならないとわからないという人がいると思います。
メンバーの管理が難しい場合は、期限以外の受け付けはしないようにしましょう

余裕がある場合は、保留の人をしっかり把握して、幅を持たせて予約するなどしておきましょう。

注意
お店の予約の際のおおまかな人数は、あまり幅を持たせるとお店に迷惑になるので、できるだけ幅は持たせないようにしましょう!!
※例えば10~20人と伝えると、席の兼ね合いでお店に迷惑がかかるので、多くても誤差5人ぐらいぐらいにしておきましょう。

またその際に、何日前までに確定した人数を報告しないといけないか確認しておきましょう。

予算はできるだけ低コストでコースや飲み放題付きがおすすめ

大人数の場合、コースや飲み放題付きをオススメします。

コースで最初から金額が分かっていれば、最初から参加メンバーに金額を伝える事ができるからです。
そうするとお会計も最初に集めやすくスムーズです。

また、大人数の飲み会の場合、できるだけ安めのコースにしましょう。
飲み会の料金を高いと思うか安いと思うかは人それぞれなので、この場合トラブルを防ぐためにも安い方に合わせてコースを決めるのがオススメです。

せっかく幹事を頑張っても、今回の飲み会の料金高かったなと言われると悲しいです。

最終決定内容の連絡例

例文を作っておきますので良かったら使用して下さいね。

○月○日○時から○○(お店の名前)で1人○○○○円のコース飲み放題付きで予約をしました。
1時間半のラストオーダーで席の時間は2時間になります。
予約名は○○で予約しています。
現地集合になります。
席の時間が決まってますので、時間から始めれるように余裕を持ってきていただくようにお願いします。
下にお店のURLを貼っておきますので、場所などの確認をお願い致しますね。

URL:○○○○(サイトを引用する)

自分流にアレンジしてみて下さい。

 

大人数の幹事をする時の注意点

誘い漏れがないか細心の注意を!!

一番悲しいのが誘い漏れになります。
ここには一番細心の注意を払いましょう。誰か抜けてる人がいないか一緒に確認してもらうのかいいかと思います。

誘い忘れてしまうと、私だけ誘われないとなり傷つけてしまいます。

口約束は絶対にしない!!

 

時間の聞き間違いや場所の伝え間違いを防ぐためにも、必ず記録に残る物(ラインやメール)などでやりとりをするようにしましょう。

自分のせいで時間を勘違いした人がいると、せっかく楽しい飲み会が台無しになってしまいます。

 

幹事の+αの気遣い

ここからは+αの気遣いとして、もしできる余裕があればやっていってみましょう!!

みんなが楽しんでいるかできるだけ周りをみる

1人になっている人がいないか、できるだけ周りをみましょう。
みんなに楽しんでもらう事が大事です。

ただ周りに気遣い過ぎて自分が楽しめなくなるのは違います!!あくまでも自分が楽しめる範囲で周りを見れる余裕があれば見て下さい(*^_^*)

お店に迷惑をかけた場合(うるさくするなど)謝っておく

大人数でお店を使用する場合、お店側に迷惑をかけてしまう場合があります。
※例えば、”誰かが酔ってしまってお店に迷惑をかけた”や”うるさくしてしまい注意された”など

大人数の予約の代表者として迷惑をかけた事を謝る事も大事です!!

お店に忘れ物がないか最後に出て最終チェック

大人数での飲み会で多いのが忘れ物。
人数が多いと尚更です。

できるだけ最後に出て忘れ物がないかチェックするようにしましょう!!

まとめ

大人数の幹事はなかなか大変ですが、結局は誰かがしないといけません。
要所を押さえて、乗り切りましょう!!!